秘書電話代行についてのFAQ | 格安バーチャルオフィスのタピオカ東京

秘書電話代行について

Q.申込から利用開始まで何日くらいかかりますか？

最短でお申込みの翌日からご利用いただけます。

Q.営業電話もカウントされますか？

セールスや間違い電話は着信数にカウントしませんのでご安心ください。

Q.電話の報告はどのような方法ですか？

チャットツール、Slack、Chatwork、LINE で電話応対内容をご連絡します。

Q.オペレーターの応対時間は何時 ～ 何時までですか？

電話秘書オペレーターの応対時間は平日の９時～１８時までとなります。
土・日・祝祭日・夏期休暇・年末年始は休業をいただいております。

上記のオペレーター応対時間外に関しましては、転送電話サービス（*プランによりオプション）をご利用いただくことで、お客様からの電話を貴社の固定または携帯に転送して受け取ることが可能となります。また、「時間外アナウンス」または「時間外アナウンス＋留守機能」もご用意しております。ご利用方法等で不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください。

Q.社内で在席中は自分で電話を取りたいのですが可能ですか？

はい、可能でございます。NTTのボイスワープを利用されている契約者様は、弊社までの転送を一旦停止していただければ、いつでもご自分で直接出ることが可能になります。

営業時間内の9時～18時は不在にされる場合、そのときは再度転送を開始していただければ弊社の電話秘書オペレーターが貴社の代わりに出ることが可能になります。

NTTのボイスワープ転送の「停止」・「開始」は、1日に何度行っていただいても問題はございません。なお、ボイスワープの設定につきましては、NTTのウェブサイトでご確認いただけます。

Q.申込みの際に必要となる書類等は？

電話代行サービスのお申込の際には、契約者様の現住所が確認できる身分証明書（免許証等）をご用意ください。

■法人様の場合は、
1. 謄本 (履歴事項全部証明書)
2. 代表者様、またはご担当者様の身分証明書
のコピーがそれぞれ1部必要となります。

■個人事業主様の場合は、
・運転免許証のコピーの場合は1部
・保険証、パスポート、住民基本台帳カード、マイナンバーカードのコピー1部と、【公共料金の名前と住所が載っている請求書】や 【受領書のコピー】を1部。あわせて2部のご提出をお願い致します。

法人様、個人事業主様で必要となります書類が違いますのでご注意下さい。更に詳しい詳細は、お申込みの流れをご覧ください。

また、金融関係社様のご契約につきましては、お申込み会社のホームページの存在確認、および会社謄本、会社印鑑証明証を各一通づつご用意ください。

平成20年3月1日より、電話受付代行業者・郵便物受取サービス業者は犯罪収益移転防止法という法律により、お申込みの際には弊社での確認が法律で義務化されました。

弊社は犯罪収益移転防止法を厳守しております。どうぞご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。

Q.申し込みをしてから何日でサービスを開始できますか？

最短で翌日の午前９時からご利用いただくことができます。
お申込み後、お申込日の14:00までに必要書類（身分証明書、電話代行依頼書等）をご提出いただければ、代行内容の打ち合わせ完了後、最短で翌日の午前9時からご利用いただくことができます。

※なお、翌日が休業日の場合は翌営業日となります。
※NTTのボイスワープを使用される方は、事前にボイスワープのお申込みをお願いいたします。

Q.社内で在席中は自分で電話を取りたいのですが可能ですか？

はい、可能でございます。NTTのボイスワープを利用されている契約者様は、弊社までの転送を一旦停止していただければ、いつでもご自分で直接出ることが可能になります。

営業時間内の9時～18時は不在にされる場合、そのときは再度転送を開始していただければ弊社の電話秘書オペレーターが貴社の代わりに出ることが可能になります。

NTTのボイスワープ転送の「停止」・「開始」は、1日に何度行っていただいても問題はございません。なお、ボイスワープの設定につきましては、NTTのウェブサイトでご確認いただけます。

Q.電話代行の対応地域は、どこからどこまでですか？

電話代行の対応地域は、日本全国47都道府県すべてに対応しております。全国各地の会社様に東京支社・営業所として、多くの方々にご利用いただいております。

北海道 青森 秋田 岩手 石川 山形 宮城 富山 新潟 福島 福井 岐阜 長野 群馬 栃木 茨城 山口 島根 鳥取 兵庫 京都 滋賀 埼玉 長崎 佐賀 福岡 広島 岡山 大阪 奈良 三重 愛知 静岡 山梨 東京 千葉 熊本 大分 和歌山 神奈川 宮崎 愛媛 香川 高知 徳島 鹿児島 沖縄

Q.電話を持っていないのですが電話代行を利用できますか？

はい。電話をお持ちでない方でもご利用いただけます。
ご契約の際には、貴社専用の東京03-xxxx-xxxxの番号を弊社でレンタルいたします。NTT基本回線料や電話機も必要ありませんのでコストがかかりません。

貴社にレンタルする番号は、弊社所有の回線ですがお客様から電話がかかりますと、貴社専用番号としてお受けすることができます。

Q.今使用している電話番号をそのまま使用する事はできますか？

はい。そのままご使用頂くことができます。その場合、NTTのボイスワープという転送サービスを利用して、貴社で現在使用している番号を弊社（東京）へ転送していただくだけで、現在使用中の番号を変更する事なくご利用になれます。

NTTのボイスワープを利用すると言っても転送機や特殊な装置は一切不要です。最寄りの電話局が転送出来る機能を持ってますので、NTTにボイスワープのお申込をしていただければ全国どこからでも簡単に転送できご利用いただくことができます。

なお、NTTのボイスワープはサービス開始までに数日かかる場合がございますので、詳しくは最寄りのNTTまでお問合せいただければと思います。

Q.電話代行を利用する際に初期工事費用とか必要でしょうか？

電話代行をご利用いただく際には、初期工事費用などは一切かかりません。また、なにか特別な機材等をご用意いただく必要もございません。

弊社サービスは全国どこの地域からでもすぐにご利用いただけますが、NTTのボイスワープを使用して、弊社まで転送して使用する場合は、NTTのボイスワープのお申込みが、サービス開始前に必要となります。

NTTのボイスワープは開始できるまでに、数日お時間がかかるときがありますので、お急ぎのときは早めのご確認とお申込をお勧めいたします。

Q.月の途中からサービスを利用する場合、支払料金はどうなりますか？

月の途中からご利用される場合は、最初の月はご利用された日数に応じて日割計算とさせていただきます。弊社の請求締切日は毎月25日となります。最初のご請求の際、日割計算分と翌月分を合算しまして月末に請求書を発送しております。

なお、 お支払い日は翌月の10日（お振込みの場合）と、翌月の13日（口座振替の場合）になります。口座振替は口座依頼書をご提出されてから銀行の手続きに少々お時間がかかりますので、通常は翌々月からの口座振替になりますので予めご了承ください。

Q.フリーダイヤルで電話を受けてもらうことはできますか？

はい。フリーダイヤルを使用してのご利用も可能です。
貴社で所有している番号にフリーダイヤルを付けてもらうように、NTTにお申込みをしていただき、貴社の電話番号をＮＴＴのボイスワープを使用して弊社まで転送していただければ、フリーダイヤルを付加してのご利用が可能となります。

その場合、フリーダイヤルのお申込みと一緒にボイスワープのお申込みもNTTにされた方が効率がよいと思います。

Q.質が高いのに、どうして格安料金で電話代行ができるのでしょうか？

電話代行・秘書代行会社は、人件費と設備費が大きなウェイトを占めております。人件費および人材育成費につきましては、高品質な秘書代行を維持向上させるために絶対的な要素となります。

一方の設備費ですが、こちらも高品質な電話代行サービスを運営するためには高機能なCTIシステムが必須となります。弊社では最先端の技術力で高機能なCTIシステムを独自開発しております。独自開発ため設備費に付随した流通における余分なコストなどの削減に成功しております。

先ずそれが豊富なサービスで質が高くても格安料金でご提供できる第一歩となりました。

また、独自開発により時代のニーズにマッチした高機能なCTIシステムと質の高い電話秘書オペレーターをもちまして、全国で沢山のお客様に弊社サービスをご利用いただけるようになりました。長い年月をかけてそのような好循環を仕組化することにより、豊富なサービスで高品質な格安料金の電話代行をご提供できるようになりました。

Q.解約について教えてください？

締め日は毎月25日となっておりますので、25日までに解約のご連絡を頂いた場合、翌月の25日に解約となります。

【例】
2月25日までに解約連絡→翌月3月25日に解約となります。
2月26日以降に解約連絡→翌々月4月25日に解約となります。

電話代行サービスを解約する際は、必ず「お問合せフォーム」よりご連絡ください。速やかに解約書をお送りいたします。