バーチャルオフィスの契約をスムーズに進めるために、必要な書類は事前に用意しておくとよいでしょう。どんな書類が必要かは、各バーチャルオフィス会社の公式ホームページに記載されていることがほとんどです。事前に確認して、すぐに申込み・契約の手続きが進められるよう準備しておきましょう。不安な点や疑問点があれば、一度電話で確認しておくと確実です。いざ申込み・契約をする際に書類が足りず、事業をスタートさせる計画が遅れることがないようにしましょう。

バーチャルオフィスと認識が混ざってしまうことが多いのが、レンタルオフィスです。 バーチャルオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは、レンタルオフィスには実際に接客など業務にあたることができるスペースがあることです。バーチャルオフィスは仮想空間の事務所であるため、実際に会議をしたりするスペースを別で借りなればいけないことがほとんどです。レンタルオフィスは、デスクやコピー機、ネット回線など、ビジネスに必要最低限な機器が揃い、環境も整っているオフィスに最適のスペースです。事務所を構えたい時には大変便利なサービスでしょう。また、最近はシェアオフィスという複数の会社でひとつのフロアをレンタルし業務スペースとして共同で利用する形態も増えてきました。バーチャルオフィス、レンタルオフィス、シェアオフィス、それぞれにメリットとデメリットがありますので、用意できる資金と、自分のビジネスに必要なものや活用目的をしっかりと見極め、どのようなスタイルのオフィスが理想に近いのか考えてみましょう。また、申込みをする前に、違いやメリットとデメリットを理解しておき、誤って申込みをしてしまわないよう気を付けましょう。

バーチャルオフィスの契約・申込み時には、事業内容を具体的に確認できる資料が必要となります。基本的にはホームページで良いのですが、まだホームページを作っておらず、持っていないという人も中にはいるでしょう。 ホームページ以外でバーチャルオフィス契約・申込み時に使える事業内容を具体的に確認できる資料とは、
①主要取引先との契約書のコピーや、フランチャイズ契約書のコピーなど
②各行政機関発行の許認可証、会社案内、製品、パンフレットなど
③お取引先さま向けのご提案書、見積書、注文書、仕様書など
上記のようなものが、客観的に誰が見ても事業内容がわかる資料です。バーチャルオフィスの契約・申込み時には上記の資料を事前に用意しておきましょう。ホームページの作成は後回しにしてしまいがちかもしれませんが、バーチャルオフィスの契約・申込みの際にあると便利なため、先に作成しておいてもよいかもしれません。

続いて、バーチャルオフィスの契約・申込み時に必要な本人確認についてです。 契約・申込み時には、銀行などの金融機関やサービス、レンタルオフィスなどを提供する事業者として、犯罪収益移転防止法に基づく本人確認を実施しています。これは、どのバーチャルオフィスでも同じです。そのため、契約・申込み時には住所確認による本人確認の手続きが必要となります。 法人であれば登記先住所、個人であれば代表者の現住所宛に、現住所確認書類が発送されます。書類が届いたら、現住所を確認し、本人確認を行います。発送する際は転送不要のもので発送されるので、転居済みなどの場合は宛名不明となり現住所確認がとれず手続きが進まないので注意が必要です。 現住所確認書類の提出方法は
①スキャンなどでデータ化し、メールで送信
②FAXで送付
この2つのどちらかです。わからないことなどがあれば、事前にバーチャルオフィス運営会社に確認をしておくとよいでしょう。この手続きをしなければ、バーチャルオフィスの契約・申込みを進められないので気を付けましょう。