近年では、個人情報保護が重要視されており、コンプライアンスの一環として企業には個人情報の適切な管理が求められています。そんな中、企業もプライバシーマークの取得に関心を寄せています。 プライバシーマークは個人情報の適切な管理ができている企業のみが取得できる認証です。厳しい基準や審査があり、誰でも取れるものではありません。 また、最近ではバーチャルオフィスを利用している企業が増えてきていますが、バーチャルオフィスを利用していたとしてもプライバシーマークは取得可能です。

プライバシーマークを取得するにはさまざまな要件があり、中には施設要件もあります。 例えば、個人情報を取り扱いをする場所と、お客さんや出入り業者など外部の人が立ち入ることのできる場所は、物理的に分けることが求められています。 この場合、構造上の壁やパーテーションで分ける必要があり、ビニールテープや三角コーンとロープなどで区画しても物理的に分けられているとは認められません。 さらに、エレベーターにも制限があり、降りた先にエレベーターホールがなく、いきなり室内に出てしまうタイプのエレベーター（ダイレクトインエレベーター）ではないことも求められています。 またプライバシーマークの取得をするときにバーチャルオフィスを使っている場合、実際に業務を行っているところで要件を満たす必要があり、バーチャルオフィスで要件を満たしていても意味がありません。

最近では経費削減の一環でバーチャルオフィスを選択する事業者が増えています。 バーチャルオフィスを選択する事業者の方の中には「バーチャルオフィスでもプライバシーマークを取得することができるのか」と疑問を持つ方も多いです。 もちろん、バーチャルオフィスでもプライバシーマークの取得は可能です。プライバシーマークは要件を満たし、審査に合格すれば取得できます。 しかし、プライバシーマーク取得の際にバーチャルオフィスを使っている場合は、実際に業務を行う場所で要件を満たし、審査を受ける必要があります。

日本では2015年の8月に「個人情報保護法」が改正され、個人情報取扱事業者の範囲が拡大されました。 それ以降、どんな小さな事業者でも個人情報の適切な管理が求められるようになり、プライバシーマークの取得への関心は年々高まっています。 法律でプライバシーマークの取得は義務とされていないものの、プライバシーマークを取得することで「個人情報を適切に管理している」証明ができます。 今はネット社会の発達により、個人情報を全く取り扱わない企業はないといって差し支えなく、プライバシーマークは取得しておいたほうがいいでしょう。 また、ネット社会の発達に伴い、最近ではバーチャルオフィスを利用した起業も増えています。ネットを利用した事業は大きなオフィスが必要なく、名前だけのバーチャルオフィスさえあれば十分なケースが多いためです。 そういった場合もプライバシーマークの取得はしておいたほうがいいでしょう。 例えば、バーチャルオフィスを利用したECサイトは確実に個人情報を利用しますし、プログラマーも場合によっては個人情報を利用することもあります。 バーチャルオフィスだからといってプライバシーマークの取得が難しいということもないので安心して申請しましょう。