プライバシーマークの取得には一定の設備や管理マニュアルなどが必要です。バーチャルオフィスを使ってプライバシーマークを取得する場合、それらの要件がネックになることがあります。 バーチャルオフィスでは個人情報の管理はできないので、通常は実際に業務を行っている場所で申請をすることが必要です。その際に、設備やマニュアルが整備されていなければプライバシーマークは取れません。

バーチャルオフィスでプライバシーマークを取得したとしても、運転免許のように有効期限があるので、永遠に使えるわけではありません。 プライバシーマークの有効期限は2年間です。更新の申請はギリギリではなく、有効期限の8～4ヶ月前に更新の申請をしなければなりません。 また、バーチャルオフィスでプライバシーマークを取得した場合、2年も経つと個人情報の取り扱いがいい加減になっていることもあるので、更新は個人情報の取り扱い体制を見直すいい機会でもあります。 更新を辞退する場合は申請をしなければ自動的に更新されない、というわけではありません。プライバシーマークの更新を辞退するなら、辞退の申請をする必要があります。

バーチャルオフィスは通常の貸事務所と違い、実態がないためプライバシーマークの取得も困難に思えます。しかし、バーチャルオフィスでもプライバシーマークの取得は可能です。 確かに、バーチャルオフィスでプライバシーマークを取得するための審査は厳しく、満たすべき要件も様々ですが、バーチャルオフィスでもこれらをクリアすればプライバシーマークは取得できます。

プライバシーマークの取得をする際は、バーチャルオフィスでなくても一定の要件を満たし、厳しい審査を通過する必要があります。 そのため、プライバシーマークの取得をすると、個人情報を適切に取り扱っている事業者として信用されやすくなります。 バーチャルオフィスでプライバシーマークを取得するならばいくつかの工夫をしましょう。 例えば、流出しやすい紙媒体での個人情報管理の廃止、セキュリティの強固なシステムの構築、個人情報やリスクの管理マニュアルを作成などをするとバーチャルオフィスでもプライバシーマークの取得がしやすいです。 先ほども説明した通りプライバシーマークは個人情報の取扱いを適切に行っている証明として非常に有効です。 特にバーチャルオフィスは実態がないため、顧客や金融機関に不信感を抱かれることもあるでしょう。周りからの信用を得るためにもプライバシーマークの取得はおすすめです。