バーチャルオフィスを使って業務をしていると個人情報を取り扱う場面もあります。例えば、ITエンジニアの方は、ソフトウェアの開発やサーバーの構築や保守管理などの業務を行う中で個人情報を取り扱うこともあります。 それらに限らず、個人情報を取り扱う業務を請け負う際にはプライバシーマークの取得をしておくと良いでしょう。 バーチャルオフィスの中にはプライバシーマークの取得を支援してくれるサービスを提供しているところもあります。

バーチャルオフィスとは、端的にいえば架空のオフィスです。使い道は主に住所や電話番号を取得し、それらを登記やHPへの記載に用います。 実際にスペースを借りるコワーキングスペースや賃貸物件と違い、あくまで住所を借りるだけなので、割安な価格が特徴です。 オフィスが架空であるために、申請や許可などはバーチャルオフィスだけでは取りづらい場合が多いですが、プライバシーマークに限ってはバーチャルオフィスだからといって不利ということはありません。 プライバシーマークの取得は要件や審査が厳しく、個人情報を本当に適切に扱っている企業でなければ取得できませんが、逆を言えば個人情報を適切に扱ってさえいればバーチャルオフィスでも取得は可能です。

バーチャルオフィスを利用しているとプライバシーマークの取得が難しいのでは？と心配になりますよね。しかし、バーチャルオフィスを利用しているからといって、プライバシーマークの取得に影響はありません。 バーチャルオフィスの特性上、バーチャルオフィスに個人情報を保管することはできないので、むしろ実際に業務を行っている場所でどのように個人情報を取り扱っているかのほうが問題になります。 2015年に個人情報保護法が改正され、多くの事業者がプライバシーマークの取得をしました。 現在でも多くの事業者がプライバシーマークの取得に関心を持っており、個人情報を取り扱う場合はプライバシーマークの有無で大きく信頼性が変わります。

プライバシーマークの取得をするためには、多くの要件を満たし、厳しい審査をクリアしなければなりません。 そのため、もしかしたらこれがプライバシーマークの取得に悪い影響を及ぼすのでは？といちいち心配になりますよね。 ここではプライバシーマークの取得に影響のないことを2つ紹介していきます。 1つは在宅勤務の奨励です。在宅勤務をすると会社の情報を外部に持ち出す機会が多くなるので、セキュリティ上はリスクが高まります。しかし、在宅勤務を奨励することそのものはプライバシーマークの取得に影響はありません。 業務上得た個人情報を適切に扱えていればいいだけです。 もう1つがバーチャルオフィスの利用です。バーチャルオフィスとは、住所のみを貸す架空のオフィスであり、バーチャルオフィスに会社の実態はありません。そのため、申請や許可が通らないことが多いですがプライバシーマークに関してはバーチャルオフィスだからといって取得しづらいということはありません。