プライバシーマークの取得そのものは、企業に義務付けられているものではありません。 しかし、プライバシーマークを取得できれば個人情報を適切に扱っている証明になるため、メリットは大きいです。 特に実態のないバーチャルオフィスを使っている場合は、バーチャルオフィスを使っているというだけで顧客に不安を与える可能性もあるため、特にプライバシーマークを取得したほうがいいでしょう。

働き方が多様化している現在では、コワーキングというスタイルが注目を集めています。 会社の設備やオフィスを共有しながら、おのおのが別の事業を行う「共働」の働き方です。 このような共有型のオフィスを「コワーキングスペース」などと言う場合もあります。 バーチャルオフィスとの違いは実際のスペースの有無です。コワーキングスペースは、スペースを共有するのに対し、バーチャルオフィスで共有するものは登記などで使う住所のみです。実際のスペースはありません。 また、コワーキングスペースは、オフィスを共有する以上プライバシーマークの取得が難しそうですがそんなことはありません。 きちんと要件を満たし、個人情報を適切に管理すればプライバシーマークは取得できます。

バーチャルオフィスでプライバシーマークを取得すると定期的な費用がかかります。せっかく、バーチャルオフィスでコストを抑えたのに費用がかかるとなれば、それは大きなデメリットでしょう。 まず、プライバシーマークを取得すると個人情報を保護する設備や、定期的な審査費用などのコストがかかります。設備はバーチャルオフィスに設置できないため、実際に業務を行う場所に置きましょう。 また、プライバシーマークの取得に伴い、従業員を1人以上雇う必要があります。プライバシーマークの取得には、「個人情報保護管理者」「監査責任者」を置く必要があり、これら2つを兼任できないためです。 バーチャルオフィスを使う事業者は、社長1人が従業員という会社も少なくありません。人を1人雇うコストはかなり大きなものです。

バーチャルオフィスを使っている場合のプライバシーマークの取得について見ていきましょう。バーチャルオフィスはあくまで住所を借りているだけのオフィスなので、そこに業務や会社の実態はありません。 したがって、常駐の担当者が個人情報の管理をすることは不可能です。 これだとバーチャルオフィスではプライバシーマークの取得はできないと結論付けられそうですが、そんなことはありません。 プライバシーマークの申請の際に、バーチャルオフィスの住所ではなく実際に業務を行う場所の住所で申請をし、そこで適正な個人情報管理ができてさえいればプライバシーマークの取得はできます。 近年では、企業がプライバシーマークの取得に積極的であることを受け、バーチャルオフィスによってはプライバシーマークの取得を支援しているところもあります。