バーチャルオフィスでの費用は、経費として仕訳することが可能です。理屈としては、事業のために利用するので、全額経費として仕訳を行うことができ計上可能です。 また、バーチャルオフィスには、郵便物の転送サービスや個人ロッカーのレンタルなどさまざまなオプションサービスが用意されて、これらの費用も経費として計上することが可能です。

支払手数料として仕訳するのが、バーチャルオフィス利用時の勘定科目として一般的です。支払手数料とは、銀行や郵便局で代金を振り込んだときにかかる振込手数料や、弁護士・税理士に支払う報酬などを計上するときに使用する勘定科目です。不定期で発生するものは雑費となりますが、バーチャルオフィス利用料のように定期的に発生するものは支払手数料として仕訳すると分かりやすいです。 また、支払手数料だけでなく「外注費（業務委託費）」として計上するも可能ですが、税務調査時に外注費という勘定科目は、消費税の税区分の観点からよく確認されやすい科目の1つと言われているので、外注費とするよりも「支払手数料」として計上する方が理にかなってると考えられます。

バーチャルオフィスは住所利用がメインで支払手数料として仕訳し、バーチャルオフィスのオプション利用部分は外注費として仕訳も可能です。バーチャルオフィスの仕訳は税理士によって異なりますが、この「外注費」は業務委託する場合の勘定科目で、バーチャルオフィスでオフィス業務を外注しているので外注費で仕訳するということです。

バーチャルオフィスを利用して仕訳する場合で、「この方法が最適」といった仕訳方法はありません。バーチャルオフィスの場合は基本的に住所借りや郵便物の転送などのためにレンタルされるので、家賃を支払ったときの「地代家賃」という考えがあてはまらない場合もあります。そのためにバーチャルオフィスを借りたときの費用を仕訳するときに多いのが、「支払手数料」という勘定科目になります。この支払手数料は、銀行の振込手数料などと同じ科目でサービスを利用するために支払った対価として経理上処理する方法です。バーチャルオフィスを借りて事業を行う場合でも、通常のオフィスを借りる場合と同様に正しい仕訳は必須になります。