事業を行っていくうえで帳簿をつけると思います。その経費において、賃貸オフィスは「地代家賃」で、シェアオフィスやレンタルオフィス等は「賃借料」の勘定科目で仕訳します。しかし、バーチャルオフィスの場合は異なります。バーチャルオフィスは住所だけを借りるものなので、経費を仕訳するときは「支払手数料」を使用するのが一般的です。

バーチャルオフィスであっても、事業を行っているのでオフィスの利用料は全額経費計上可能です。しかし、通常の建物などのオフィスを賃貸する場合とシェアオフィスなどを利用する場合とでは、仕訳が異なるので注意点が必要です。 まず、バーチャルオフィスは、住所や電話番号を利用するサービスなので銀行の手数料などと同じ科目の「支払手数料」で仕訳します。一般のオフィスのように建物や土地などのスペースを借りるものの勘定科目は「地代家賃」です。類似のものでレンタルオフィスやシェアオフィスのように、スペースを実際に利用するための費用の場合の勘定科目は「賃貸料」となります。類似のものですがその点は注意が必要です。

バーチャルオフィスの仕訳を外注費としても支障はありませんが、そのような時バーチャルオフィスの仕訳を支払手数料に変更することは会計上の観点から推奨できません。そんなバーチャルオフィスに対し、類似サービスであるシェアオフィスなどの仕訳は賃借料となり、バーチャルオフィスではないリアルオフィスの場合での仕訳は地代家賃となります。

バーチャルオフィスにおいても同様のことが言えるのですが、実際のところ、勘定科目の仕訳に決まりはありません。バーチャルオフィスでもし、経費の科目や仕訳に不明瞭な点があると、経営状態を適切に把握できないことや税務署から確認を受けることもあります。なので、整合性のある仕訳が必要になります。バーチャルオフィスを利用している人が受けられるサービスはいくつかありますが、郵便物の転送や電話番号やFAXの利用は通信費で、会議室の利用料は会議費で、他にも記帳代行や秘書業務を外注していれば外注費で仕訳けることになります。バーチャルオフィスの経費計上で注意する点は一貫性をもたせてあまり細かくしないようにすることが重要だと思います。